เอกสารบัญชีบริษัทต้องเก็บกี่ปี วิธีนับ ข้อยกเว้น และกรณีปิดบริษัท
เอกสารบัญชีบริษัทต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 โดยต้องเก็บไว้ ณ สถานที่ทำการ เว้นแต่ได้รับอนุญาตให้เก็บที่อื่น อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอาจกำหนดให้กิจการบางประเภทเก็บนานกว่านั้นแต่ไม่เกิน 7 ปี ถ้าเอกสารสูญหายต้องแจ้งภายใน 15 วัน และเมื่อปิดบริษัทจนชำระบัญชีเสร็จ ต้องมอบสมุดบัญชีและเอกสารให้นายทะเบียนซึ่งจะเก็บไว้ 10 ปี
เอกสารบัญชีบริษัทต้องเก็บกี่ปีตามกฎหมาย?
ไม่น้อยกว่า 5 ปี โดยเริ่มนับจาก "วันปิดบัญชี" ไม่ใช่วันที่เกิดรายการหรือวันที่ออกเอกสาร มาตรา 14 พ.ร.บ.การบัญชี กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี และให้อำนาจอธิบดี (โดยความเห็นชอบของรัฐมนตรี) กำหนดให้กิจการบางประเภทเก็บนานกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี
ประเด็น | ข้อกำหนด | ฐานกฎหมาย |
ระยะเวลาขั้นต่ำ | ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี | พ.ร.บ.การบัญชี ม.14 |
ระยะเวลาที่อาจถูกกำหนดเพิ่ม | อธิบดีอาจกำหนดให้กิจการบางประเภทเก็บนานกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี | พ.ร.บ.การบัญชี ม.14 |
สถานที่เก็บ | ณ สถานที่ทำการ เว้นแต่ได้รับอนุญาตให้เก็บที่อื่น | พ.ร.บ.การบัญชี ม.13 |
เอกสารสูญหายหรือเสียหาย | แจ้งภายใน 15 วัน (คู่มือ DBD: แจ้งผ่าน DBD e-Permit) | พ.ร.บ.การบัญชี ม.15 |
ฝ่าฝืน ม.13, 14, 15 | ค่าปรับเป็นพินัยไม่เกิน 5,000 บาท | พ.ร.บ.การบัญชี ม.31 |
ทำลายหรือซ่อนบัญชี | มีโทษทางอาญา | พ.ร.บ.การบัญชี ม.38–39 |
หลังชำระบัญชีเสร็จ | มอบสมุดบัญชีและเอกสารให้นายทะเบียนภายใน 14 วัน นายทะเบียนเก็บไว้ 10 ปี | ป.พ.พ. ม.1271 |
นับ 5 ปีจาก "วันปิดบัญชี" อย่างไร?
วันปิดบัญชีคือวันสิ้นรอบบัญชี ซึ่งตามมาตรา 10 บริษัทต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือนนับแต่วันเริ่มทำบัญชี และต่อไปทุกรอบ 12 เดือน ดังนั้นเอกสารทุกฉบับในรอบบัญชีเดียวกันจะเริ่มนับ 5 ปีพร้อมกัน ณ วันสิ้นรอบบัญชีนั้น
ตัวอย่างการนับ (สมมติรอบบัญชีตามปีปฏิทิน):
รอบบัญชี | วันปิดบัญชี | เก็บอย่างน้อยถึง |
1 ม.ค. – 31 ธ.ค. 2565 | 31 ธ.ค. 2565 | 31 ธ.ค. 2570 |
1 ม.ค. – 31 ธ.ค. 2566 | 31 ธ.ค. 2566 | 31 ธ.ค. 2571 |
1 ม.ค. – 31 ธ.ค. 2569 | 31 ธ.ค. 2569 | 31 ธ.ค. 2574 |
ข้อสังเกต: ใบเสร็จที่ออกวันที่ 2 มกราคม 2569 กับใบเสร็จที่ออกวันที่ 30 ธันวาคม 2569 อยู่ในรอบบัญชีเดียวกัน จึงครบกำหนด 5 ปีพร้อมกัน แม้ใบแรกจะเก่ากว่าเกือบหนึ่งปี
ต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง?
ต้องเก็บทั้ง "บัญชี" และ "เอกสารประกอบการลงบัญชี" ตามคู่มือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ชนิดบัญชีที่ต้องจัดทำ ได้แก่ บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า และบัญชีอื่นตามความจำเป็น ส่วนเอกสารประกอบการลงบัญชีคือหลักฐานที่ใช้บันทึกรายการเหล่านั้น
บัญชีที่ต้องเก็บ
· บัญชีรายวัน
· บัญชีแยกประเภท
· บัญชีสินค้า
· บัญชีอื่นที่กิจการจัดทำตามความจำเป็น
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่พบบ่อยในบริษัท SME
แนวทางต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ประเภทเอกสารจริงขึ้นกับลักษณะธุรกิจ
☐ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ทั้งด้านขายและด้านซื้อ
☐ ใบสำคัญจ่ายและหลักฐานค่าใช้จ่าย
☐ statement ธนาคารทุกบัญชี และเอกสารกระทบยอด
☐ ทะเบียนทรัพย์สินและเอกสารคำนวณค่าเสื่อมราคา
☐ รายงานสินค้าคงเหลือ
☐ แบบภาษีที่ยื่นและหลักฐานการชำระภาษี
☐ สัญญาสำคัญ เช่น สัญญาเช่า สัญญาเงินกู้
☐ รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นที่เกี่ยวกับงบการเงินและการจ่ายเงินปันผล
☐ งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบและรายงานของผู้สอบบัญชี
เก็บเอกสารบัญชีไว้ที่ไหนได้บ้าง?
ต้องเก็บไว้ ณ สถานที่ทำการของบริษัท ตามมาตรา 13 เว้นแต่ได้รับอนุญาตให้เก็บที่อื่น ปัญหาที่พบบ่อยคือเอกสารถูกเก็บไว้ที่สำนักงานบัญชีหรือบ้านกรรมการโดยไม่มีการขออนุญาต ซึ่งอาจเป็นการฝ่าฝืนมาตรา 13 และมีค่าปรับเป็นพินัยไม่เกิน 5,000 บาท ตามมาตรา 31
ถ้ามีเหตุจำเป็นต้องเก็บที่อื่น เช่น พื้นที่สำนักงานไม่พอ ควรสอบถามขั้นตอนการขออนุญาตกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สายด่วน 1570
เก็บเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่?
ข้อมูลที่ตรวจสอบในบทความนี้ไม่ครอบคลุมหลักเกณฑ์การเก็บบัญชีและเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ต้องตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากร (สำหรับเอกสารภาษี) ก่อนทำลายต้นฉบับกระดาษ ในทางปฏิบัติ การสแกนเก็บเป็นสำเนาสำรองเป็นวิธีลดความเสี่ยงเอกสารสูญหายที่ทำได้ทันที
ถ้าเอกสารบัญชีหายหรือเสียหายต้องทำอย่างไร?
ต้องแจ้งภายใน 15 วัน ตามมาตรา 15 พ.ร.บ.การบัญชี ซึ่งคู่มือของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุว่าแจ้งผ่านระบบ DBD e-Permit การไม่แจ้งตามกำหนดเป็นการฝ่าฝืนมาตรา 15 มีค่าปรับเป็นพินัยไม่เกิน 5,000 บาท
ขั้นตอนเชิงปฏิบัติเมื่อพบว่าเอกสารหาย:
1. ระบุขอบเขตความเสียหาย ว่าเอกสารของรอบบัญชีใด ประเภทใด หายหรือเสียหายเท่าใด
2. บันทึกเหตุการณ์ เช่น น้ำท่วม ไฟไหม้ ย้ายสำนักงาน และเก็บหลักฐาน (ภาพถ่าย บันทึกแจ้งความ ถ้ามี)
3. แจ้งผ่าน DBD e-Permit ภายใน 15 วัน นับจากวันที่ทราบเหตุตามที่กฎหมายกำหนด (ควรยืนยันวิธีนับกับ DBD)
4. รวบรวมสำเนาทดแทน จากคู่ค้า ธนาคาร หรือระบบที่บันทึกไว้
5. แจ้งผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี เพื่อประเมินผลกระทบต่องบการเงิน
ข้อควรระวัง: การทำลายหรือซ่อนบัญชีโดยเจตนา หรือลงรายการเท็จ เป็นความผิดที่มีโทษทางอาญาตามมาตรา 38–39 และตามมาตรา 40 กรรมการผู้จัดการที่สั่งการหรือไม่ป้องกันต้องรับโทษด้วย
ปิดบริษัทแล้วเอกสารบัญชีต้องทำอย่างไร?
ขึ้นกับว่าเลิกกิจการแบบมีการชำระบัญชีหรือไม่ ในกรณีบริษัทจำกัดที่เลิกและชำระบัญชีจนเสร็จ ป.พ.พ. มาตรา 1271 กำหนดให้มอบสมุดบัญชีและเอกสารของบริษัทให้นายทะเบียนภายใน 14 วัน และนายทะเบียนจะเก็บรักษาไว้ 10 ปี ส่วนกรณีเลิกประกอบธุรกิจโดยไม่มีการชำระบัญชี มาตรา 17 พ.ร.บ.การบัญชี กำหนดให้ส่งมอบบัญชีและเอกสารภายใน 90 วัน
สถานการณ์ | หน้าที่เรื่องเอกสาร | ฐานกฎหมาย |
บริษัทดำเนินกิจการตามปกติ | เก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ณ สถานที่ทำการ | พ.ร.บ.การบัญชี ม.13–14 |
เลิกและชำระบัญชีเสร็จ | มอบสมุดบัญชีและเอกสารให้นายทะเบียนภายใน 14 วัน นายทะเบียนเก็บ 10 ปี | ป.พ.พ. ม.1271 |
เลิกประกอบธุรกิจโดยไม่มีการชำระบัญชี | ส่งมอบบัญชีและเอกสารภายใน 90 วัน | พ.ร.บ.การบัญชี ม.17 |
ข้อควรรู้: ระหว่างชำระบัญชี ผู้ชำระบัญชียังต้องใช้เอกสารเพื่อจัดทำงบการเงิน ณ วันเลิก ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบ จึงไม่ควรทำลายเอกสารใด ๆ ระหว่างกระบวนการปิดบริษัท รายละเอียดขั้นตอนดูได้ในบทความหมวดปิดบริษัท
ครบ 5 ปีแล้ว ทำลายเอกสารได้ทันทีเลยหรือไม่?
ในแง่ พ.ร.บ.การบัญชี เมื่อครบ 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีและไม่มีประกาศให้กิจการประเภทของคุณเก็บนานขึ้น หน้าที่เก็บตามมาตรา 14 ถือว่าครบ แต่ก่อนทำลายควรตรวจข้อพิจารณาอื่นด้วย เพราะเอกสารเดียวกันอาจยังจำเป็นในเรื่องอื่น
ข้อพิจารณาเชิงปฏิบัติก่อนทำลาย:
· ภาษี หลักเกณฑ์ด้านภาษี เช่น ระยะเวลาที่กรมสรรพากรอาจตรวจสอบย้อนหลัง หรือการใช้สิทธิทางภาษีที่ยกข้ามปี อาจทำให้ต้องเก็บเอกสารบางชุดนานกว่า 5 ปี ต้องตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับกรมสรรพากร สายด่วน 1161 หรือที่ปรึกษาภาษี
· คดีความหรือข้อพิพาท ถ้ามีข้อพิพาทกับคู่ค้า ลูกจ้าง หรือหน่วยงานรัฐที่ยังไม่จบ ไม่ควรทำลายเอกสารที่เกี่ยวข้อง
· สินทรัพย์ระยะยาว เอกสารการซื้อที่ดิน อาคาร หรือเครื่องจักรที่ยังใช้อยู่ ควรเก็บตลอดอายุการใช้งาน เพราะเกี่ยวกับค่าเสื่อมราคาและการขายในอนาคต
· เอกสารบริษัท เช่น หนังสือรับรอง ข้อบังคับ ทะเบียนผู้ถือหุ้น และรายงานการประชุม ไม่ใช่เอกสารประกอบการลงบัญชีรายปี ควรเก็บถาวร
· การกำหนดของอธิบดี ตรวจว่ากิจการของคุณถูกกำหนดให้เก็บนานกว่า 5 ปี (ไม่เกิน 7 ปี) หรือไม่
ตัวอย่างสถานการณ์: ย้ายสำนักงานแล้วอยากทิ้งกล่องเอกสารเก่า
ตัวอย่างสมมติเพื่ออธิบายหลักคิด ไม่ใช่ข้อมูลจริง
บริษัท ดี จำกัด มีรอบบัญชีตามปีปฏิทิน และกำลังย้ายสำนักงานในเดือนตุลาคม 2569 มีกล่องเอกสารบัญชีตั้งแต่ปี 2562 ถึง 2569 เจ้าของต้องการทิ้งให้มากที่สุด
เมื่อนับตามมาตรา 14 เอกสารรอบบัญชีปี 2562 (ปิดบัญชี 31 ธ.ค. 2562) ครบ 5 ปีเมื่อ 31 ธ.ค. 2567 และรอบปี 2563 ครบเมื่อ 31 ธ.ค. 2568 จึงพ้นหน้าที่ตาม พ.ร.บ.การบัญชีแล้ว ส่วนรอบปี 2564 จะครบ 31 ธ.ค. 2569 ซึ่งยังไม่ถึงในวันที่ย้าย จึงยังต้องเก็บ
อย่างไรก็ตาม ในกล่องปี 2562 มีเอกสารซื้อเครื่องจักรที่ยังใช้งานอยู่ และในปี 2563 มีข้อพิพาทกับคู่ค้าที่ยังไม่จบ บริษัทจึงแยกเอกสารสองชุดนี้ไว้ก่อน ทำลายเฉพาะส่วนที่ไม่มีข้อพิจารณาอื่น และขอให้ผู้ทำบัญชีตรวจประเด็นภาษีก่อนทำลายจริง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเรื่องการเก็บเอกสารบัญชี
· นับ 5 ปีจากวันที่ในเอกสาร แทนที่จะนับจากวันปิดบัญชี ทำให้ทิ้งเอกสารก่อนครบกำหนด
· ปล่อยให้สำนักงานบัญชีเก็บเอกสารต้นฉบับทั้งหมด โดยไม่ได้ขออนุญาตเก็บนอกสถานที่ทำการ และไม่มีรายการส่งมอบ
· ไม่แจ้งเมื่อเอกสารหาย เพราะคิดว่าไม่มีใครรู้ ทำให้เสี่ยงทั้งค่าปรับตามมาตรา 31 และปัญหาเมื่อผู้สอบบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ขอตรวจ
· ทำลายเอกสารระหว่างปิดบริษัท ทั้งที่ยังต้องใช้จัดทำงบ ณ วันเลิกและส่งมอบให้นายทะเบียน
· ดูเฉพาะกฎหมายบัญชี โดยไม่ตรวจข้อพิจารณาด้านภาษีและข้อพิพาทก่อนทำลาย
คำแนะนำจากมุมมองผู้เชี่ยวชาญ
จัดระบบเก็บเอกสารตาม "รอบบัญชี" ตั้งแต่ต้น แล้วติดป้ายวันครบกำหนดเก็บไว้ที่กล่องหรือโฟลเดอร์ทุกชุด วิธีนี้ทำให้รู้ทันทีว่าชุดใดทำลายได้ และลดความเสี่ยงทิ้งผิดชุด
· ทำทะเบียนคุมเอกสาร ระบุรอบบัญชี ประเภทเอกสาร สถานที่เก็บ และวันครบกำหนด
· แยกเอกสารถาวร เช่น เอกสารจดทะเบียน ทะเบียนผู้ถือหุ้น และเอกสารสินทรัพย์ ออกจากเอกสารรายปี
· สแกนเอกสารสำคัญเป็นสำเนาสำรอง แต่ยังเก็บต้นฉบับจนกว่าจะยืนยันหลักเกณฑ์การเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์
· เมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ให้ทำรายการส่งมอบเอกสารที่ลงชื่อทั้งสองฝ่าย
· ก่อนทำลายเอกสารทุกครั้ง ให้ผู้ทำบัญชีตรวจประเด็นภาษีและบันทึกวันที่ทำลายไว้
สรุป
เอกสารบัญชีบริษัทต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี มาตรา 14 ณ สถานที่ทำการตามมาตรา 13 และอธิบดีอาจกำหนดให้บางกิจการเก็บนานขึ้นไม่เกิน 7 ปี ถ้าเอกสารหายต้องแจ้งภายใน 15 วัน เมื่อบริษัทเลิกและชำระบัญชีเสร็จ ต้องมอบสมุดบัญชีและเอกสารให้นายทะเบียนภายใน 14 วัน ซึ่งนายทะเบียนเก็บไว้ 10 ปี ก่อนทำลายเอกสารที่ครบ 5 ปี ควรตรวจข้อพิจารณาด้านภาษี ข้อพิพาท และสินทรัพย์ที่ยังใช้อยู่เสมอ
ใบกำกับภาษีและเอกสารภาษีต้องเก็บกี่ปี เหมือนเอกสารบัญชีไหม?
ใบกำกับภาษีที่ใช้บันทึกบัญชีเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี จึงอยู่ภายใต้หน้าที่เก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีตามมาตรา 14 พ.ร.บ.การบัญชี อย่างน้อย ส่วนหลักเกณฑ์เฉพาะตามประมวลรัษฎากรที่อาจกำหนดต่างออกไป ต้องตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับกรมสรรพากร สายด่วน 1161 ก่อนทำลาย
ถ้าสำนักงานบัญชีเก็บเอกสารไว้ให้ บริษัทยังต้องรับผิดชอบไหม?
ยังต้องรับผิดชอบ เพราะหน้าที่เก็บรักษาบัญชีและเอกสารตามมาตรา 13–14 เป็นของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี คือบริษัท การเก็บไว้ที่สำนักงานบัญชีซึ่งไม่ใช่สถานที่ทำการของบริษัทควรได้รับอนุญาตก่อน และควรมีรายการส่งมอบเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้ขอคืนได้ครบเมื่อเลิกจ้าง
บริษัทที่ไม่มีรายได้ต้องเก็บเอกสารด้วยหรือไม่?
ต้องเก็บ เพราะหน้าที่ทำบัญชีเริ่มตั้งแต่วันจดทะเบียนและกฎหมายไม่ได้ยกเว้นกิจการที่ไม่มีรายได้ แม้รายการจะน้อย บริษัทก็ยังมีเอกสาร เช่น statement ธนาคาร ค่าธรรมเนียม ค่าทำบัญชี ค่าสอบบัญชี และงบการเงินที่ยื่นแล้ว ซึ่งต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีเช่นเดียวกัน
ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องเก็บเอกสารบัญชีกี่ปี?
ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามมาตรา 8 พ.ร.บ.การบัญชี เช่นเดียวกับบริษัทจำกัด จึงต้องเก็บบัญชีและเอกสารไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีตามมาตรา 14 เช่นกัน และอยู่ภายใต้หน้าที่แจ้งเมื่อเอกสารสูญหายภายใน 15 วันเหมือนกัน
ถ้าทิ้งเอกสารก่อนครบ 5 ปีโดยไม่ตั้งใจ ควรทำอย่างไร?
ควรรวบรวมสำเนาทดแทนเท่าที่ทำได้จากธนาคาร คู่ค้า หรือระบบที่บันทึกไว้ และปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สายด่วน 1570 ว่าต้องแจ้งตามมาตรา 15 หรือไม่ การไม่เก็บเอกสารตามมาตรา 14 มีค่าปรับเป็นพินัยไม่เกิน 5,000 บาท การดำเนินการโปร่งใสตั้งแต่ต้นช่วยลดความเสี่ยงได้มากกว่าการปล่อยไว้
หลังปิดบริษัท ถ้าต้องการเอกสารเก่าคืนทำได้ไหม?
เมื่อชำระบัญชีเสร็จ สมุดบัญชีและเอกสารจะถูกมอบให้นายทะเบียนเก็บรักษาไว้ 10 ปีตาม ป.พ.พ. มาตรา 1271 วิธีขอตรวจหรือขอสำเนาเอกสารที่นายทะเบียนเก็บไว้ ต้องตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ในทางปฏิบัติจึงควรทำสำเนาเอกสารสำคัญเก็บไว้ก่อนส่งมอบ
ต้องการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ?
ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเอกสารชุดใดทำลายได้ หรือเอกสารบางส่วนสูญหาย ThaiRegisters ช่วยวางระบบและแก้ปัญหาเอกสารบัญชีได้
· ตรวจและจัดหมวดเอกสารตามรอบบัญชี พร้อมทะเบียนคุมวันครบกำหนด
· ประเมินเอกสารที่ยังต้องเก็บด้วยเหตุผลด้านภาษีหรือสินทรัพย์
· ช่วยดำเนินการเมื่อเอกสารสูญหาย และรวบรวมเอกสารทดแทน
· ดูแลเอกสารบัญชีระหว่างการปิดบริษัทและการส่งมอบให้นายทะเบียน
· ให้บริการบัญชีรายเดือนพร้อมรายการส่งมอบเอกสารที่ชัดเจน
ข้อมูลที่ควรเตรียมเมื่อติดต่อ:
· ชื่อบริษัท เลขทะเบียนนิติบุคคล และรอบบัญชี
· ช่วงปีของเอกสารที่มีอยู่และสถานที่เก็บ
· เอกสารที่สูญหายหรือเสียหาย (ถ้ามี) และวันที่ทราบเหตุ
· สถานะบริษัท (ดำเนินกิจการ หยุดกิจการ หรือกำลังปิด)
